AI-genererad illustration.
Intervjun behöver en arbetsrelaterad fråga och en tydlig tanke om vilken information ett användbart svar ska ge. Här får du en anpassningsbar frågeram samt två fiktiva svar och ett exempel på hur de kan behandlas. Underlaget hjälper er att synliggöra motiveringarna. Det är inget personbedömningstest och räcker inte ensamt för ett rekryteringsbeslut.
Börja med vad personen ska åstadkomma
Den kundansvariga i exemplet sköter befintliga företagskunder. Ett mål i rollen är att få ett öppet kundärende att gå framåt när lösningen kräver samarbete inom företaget. Intervjun undersöker därför hur personen klargör behov, kommer överens om ansvar och följer upp åtgärder.
Skriv före intervjun ner målet och vilka handlingar du vill höra om. ”God kommunikationsförmåga” är för brett på egen hand. I exemplet är den konkreta frågan om kandidaten tar reda på parternas behov och kommer överens om nästa steg.
Kom också överens om frågeramen mellan intervjuarna. En strukturerad intervju använder frågor som bestämts i förväg och gemensamma bedömningskriterier. Det finns ändå utrymme för förtydliganden. Berätta för kandidaten hur samtalet går till och reservera tid för kandidatens frågor.
En fråga att utgå från
”Berätta om en situation i arbetet där ett kundärende blev liggande och du behövde andras hjälp för att lösa det. Hur såg situationen ut, vad gjorde du själv och hur gick ärendet vidare?”
Be kandidaten att utelämna kundnamn och andra konfidentiella uppgifter. Exemplet ska beskriva agerandet, så kundens identitet och det exakta avtalsinnehållet behövs inte.
Neutrala följdfrågor hjälper dig att förstå svaret: ”Hur tog du reda på vad kunden behövde?”, ”Vad kom du överens om med de andra?” och ”Hur visste du att ärendet hade gått framåt?” Fråga vid behov också vad som återstod. Ge inte kandidaten en färdig framgångsberättelse genom att exempelvis fråga om hen ”förstås ordnade ett gemensamt möte”.
Två fiktiva svar
Svaren nedan är påhittade för den här artikeln. De beskriver inga verkliga kandidater, kunder eller uppdrag hos reQruitz.
Svar A: gemensamt arbete, men den egna insatsen är oklar
”Vi hade en kund som väntade på att en leverans skulle gå vidare. Vi diskuterade i teamet och höll kunden informerad. Samarbetet fungerade bra och till slut löste vi saken.”
Svaret beskriver situationen på ett allmänt plan. Det framgår ännu inte vad kandidaten själv gjorde eller hur uppföljningen bestämdes. ”Egen insats ännu oklar” är en rimlig anteckning här. ”Svag samarbetsförmåga” vore en alltför långtgående slutsats.
Fråga: ”Vilken del skötte du själv, och vad kom ni överens om skulle hända sedan?” Den fiktiva kandidaten förtydligar: ”Jag ringde kunden och tog reda på vad som behövdes direkt. Jag förmedlade det till leveransteamet. Jag minns inte om vi samtidigt bestämde vem som skulle ge nästa uppdatering.”
Nu finns det mer att dokumentera. Kandidaten beskrev hur behovet klargjordes och informationen fördes vidare. Ansvaret för uppföljningen är fortfarande oklart. Du kan be om ett annat exempel på hur kandidaten har kommit överens om uppföljning. Svårigheten att minnas en detalj i ett svar ska inte bli ett säkert påstående om hur personen brukar arbeta.
Svar B: agerandet och det som återstår syns
”En kund väntade på besked om tidplanen för en driftsättning. Jag tog först reda på varför kunden behövde datumen. Jag frågade den tekniskt ansvariga vilka frågor som fortfarande var öppna. Vi bestämde vem som skulle kontrollera dem och när vi skulle återkomma till kunden. Jag skrev in det i en gemensam uppgift. Den första kontrollen blev försenad, så jag berättade om förseningen för kunden och vi kom överens om en ny tid för uppdatering.”
Fråga: ”Vad hände vid den nya tidpunkten, och vad ansvarade du för?” Det fiktiva följdsvaret är: ”Jag kontrollerade läget med den ansvariga och skickade den bekräftade informationen till kunden. Själva driftsättningen var ännu inte klar, så vi bestämde en separat uppföljning.”
I anteckningarna kan du ta med klargjort behov, fördelat ansvar, överenskommen uppdatering och information om förseningen. Svaret innehåller också en gräns: att ärendet gick framåt betydde inte att driftsättningen var färdig. Händelserna är kandidatens beskrivning, inte resultat som har verifierats oberoende under intervjun.
Beskriv bedömningsgrunderna före jämförelsen
Följande underlag gäller bara överenskommelser om uppföljning i det här exemplet. Anpassa det till arbetets krav innan du använder det.
Beskrivningarna är inga bestående etiketter på människor. Ett svar gäller en situation. Saknad information måste skiljas från en beskriven brist, och den sista kategorin ska inte automatiskt bli ett absolut krav i varje roll.
- Information saknas: även efter följdfrågor framgår det inte hur ansvar eller uppföljning bestämdes. Det behövs ett annat exempel eller ett annat lämpligt sätt att undersöka frågan.
- En brist beskrivs: kandidaten redogör tillräckligt konkret för en situation där det var hens ansvar att avtala om nästa steg, men detta blev ogjort och ingen korrigering beskrivs. Dokumentera händelsen och kopplingen till arbetskravet.
- Förväntat arbetssätt beskrivs: kandidaten förklarar hur ansvarig person, nästa steg och uppföljning bestämdes.
- Anpassning till situationen beskrivs också: utöver detta beskriver kandidaten en förändring, reviderar planen och berättar hur parterna informerades.
Använd samma arbetssätt för andra frågor
Bygg intervjufrågor kring rollens övriga ansvar på samma sätt. Du kan exempelvis fråga om ett oklart kundbehov eller en situation där två överenskomna uppgifter konkurrerade om samma tid. Bestäm först vilken information som är relevant för arbetet och som svaret ska ge.
Använd fem fält i anteckningarna: arbetskrav, ställd fråga, kandidatens beskrivning av det egna agerandet, information som fortfarande saknas och motiverad bedömning. Skilj observation från tolkning. ”Berättade att en uppdateringstid hade bestämts” är något annat än ”är systematisk”. Håll frågor och anteckningar till sådant som behövs i arbetet. Spara uppgifterna endast i organisationens godkända rekryteringssystem enligt dess rutiner.
Skriv era egna motiveringar före den gemensamma diskussionen. Jämför sedan svaren med de överenskomna kraven och undersök vad eventuella meningsskiljaktigheter beror på. Rekryteringsprocessen kan behöva ytterligare ett samtal eller ett lämpligt arbetsprov före beslutet. Kandidaten behöver också få fråga om mål, samarbete och förväntningar.
Om ni överväger andra bedömningsmetoder som komplement till intervjun, läs vad psykometriska tester kan visa vid rekrytering. Vid en krävande specialistrekrytering kan du även läsa om reQruitz headhunting, här länkat till vår finska sida. Kom överens om intervjuramen som en del av helheten redan före det första samtalet.
