Integritetsmeddelande

1. Tillämpningsområde

Detta meddelande beskriver hur Reqruitz Oy (”reQruitz”, ”vi”) behandlar personuppgifter om besökare på reqruitz.com, kund- och arbetsgivarkontakter, personer som kontaktar oss om rekryteringstjänster, arbetssökande, kandidater som vi har identifierat eller fått genom rekommendation, deltagare i talangpoolen eller Connect samt personer som separat väljer framtida kommunikation. Teamtailors karriärwebbplats har dessutom ett kandidatspecifikt integritetslager och en separat cookiepolicy.

2. Uppgifter och källor

Vi får uppgifter direkt från dig genom webbformulär, ansökningar, intervjuer, meddelanden, möten, samtyckesval och annan kontakt. För identifierade eller rekommenderade kandidater kan vi få yrkesuppgifter från offentligt tillgängliga professionella källor, en rekommenderande person, en rekryterande kund, Teamtailor eller en annan rekryteringskälla. Vi informerar personen enligt artikel 14 i dataskyddsförordningen, normalt vid den första kontakten och senast inom en månad från att uppgifterna erhölls, om inget lagligt undantag gäller.

Uppgifterna kan omfatta identitets- och kontaktuppgifter; arbetsgivar-, befattnings- och företagsuppgifter; innehåll i förfrågningar och korrespondens; samtycken och preferenser; ansökan, CV, arbetshistoria, utbildning, kompetens, språk, tillgänglighet och intervjuer; lagligen insamlade bedömnings- eller referensuppgifter; offentliga yrkesprofiluppgifter; käll- och rekommendationsuppgifter; rekryteringsanteckningar och status; tekniska uppgifter om begäran, enhet, webbläsare och ungefärlig plats; samtyckesval; samt samtyckesbaserade analysidentifierare och händelser.

Lämna inte särskilda kategorier av personuppgifter, uppgifter om brottmålsdomar, personbeteckning eller andra onödiga känsliga uppgifter om vi inte särskilt och lagligen begär dem. Rekryteringsuppgifter begränsas till vad som är nödvändigt för rollen och processen. När lagen om integritetsskydd i arbetslivet är tillämplig följer vi även dess krav på nödvändighet och insamling i första hand från den arbetssökande.

3. Ändamål och rättsliga grunder

Webbplatsleverans, säkerhet och nödvändig lagring av integritetsval

Ändamål: Leverera webbplatsen, minnas val, förebygga missbruk och felsöka
Föreslagen rättslig grund: GDPR artikel 6.1 f, vårt berättigade intresse av en säker och fungerande tjänst; åtkomst till terminalutrustning begränsas till det som är strikt nödvändigt

Samtyckesbaserad GA4-analys

Ändamål: Förstå aggregerad användning och förbättra webbplatsen
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 a, samtycke, tillsammans med finska krav på cookiesamtycke

Förfrågan från en privatperson som söker en tjänst

Ändamål: Svara, diskutera behovet och förbereda eller utföra den begärda tjänsten
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 b, åtgärder på personens begäran innan avtal ingås eller fullgörande av avtal

Förfrågan från en arbetsgivar- eller kundrepresentant

Ändamål: Svara, hantera affärsrelationen och leverera rekryteringstjänster
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 f, vårt och den representerade organisationens berättigade intresse att hantera förfrågan och relationen

Ansökningar

Ändamål: Ta emot, bedöma och administrera den begärda rekryteringsprocessen
Föreslagen rättslig grund: Normalt artikel 6.1 f, kandidatens, reQruitz och den rekryterande kundens berättigade intresse av en rättvis och effektiv rekrytering; 6.1 b endast när reQruitz själv är den tilltänkta avtalsparten

Identifierade och rekommenderade kandidater

Ändamål: Identifiera och kontakta potentiellt relevanta yrkespersoner och bedöma intresse
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 f, med dokumenterad intresseavvägning och information enligt artikel 14 i rätt tid

Kundrapportering och kandidatdelning

Ändamål: Presentera relevanta kandidater och sköta uppdraget
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 f, begränsat till den relevanta rekryterande kunden och uppdraget

Talangpool, Connect och jobbevakningar

Ändamål: Bevara en profil och skicka separat begärda uppdateringar om möjligheter
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 a, specifikt samtycke

Karriärutvecklingskommunikation till kandidater

Ändamål: Skicka separat begärd information om kurser eller stöd för CV, LinkedIn-profil eller intervjuer
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 a, separat specifikt samtycke; för närvarande inaktivt

Valfri B2B-marknadsföring per e-post

Ändamål: Rekryteringsinsikter, praktisk vägledning, reQruitz tjänsteuppdateringar, guider, material samt evenemangs- och webbinarieinbjudningar
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 a, samtycke i den planerade verksamhetsmodellen; för närvarande inaktivt

AI-stödda rekryteringsfunktioner

Ändamål: Stödja mänsklig granskning, sammanfattningar, förslag, utkast, översättning, mötesanteckningar, kompetensutvinning och diskrimineringskontroller
Föreslagen rättslig grund: Samma grund enligt artikel 6 som den underliggande rekryteringen; inget slutligt beslut fattas enbart automatiserat

Rättsliga skyldigheter, rättighetsbegäranden och anspråk

Ändamål: Uppfylla skyldigheter, hantera rättigheter och fastställa eller försvara anspråk
Föreslagen rättslig grund: Artikel 6.1 c när en rättslig skyldighet gäller och 6.1 f för rättsliga anspråk och ansvarsskyldighet

När vi använder berättigat intresse bedömer vi nödvändigheten, rimliga förväntningar, uppgifternas känslighet, skyddsåtgärder och påverkan på personen. Du kan invända av skäl som hänför sig till din särskilda situation. Du kan alltid invända mot direktmarknadsföring utan att ange skäl.

4. Kund- och arbetsgivarförfrågningar

Kontaktformuläret för kunder används för att besvara en förfrågan, diskutera ett rekryteringsbehov och förbereda eller utföra begärda rekryteringstjänster. Webflow tar emot formuläret. När produktionsförmedlingen är aktiv skickar Webflow den exakta signerade formulärhändelsen till en Cloudflare Worker som styrs av reQruitz. Förmedlingen kontrollerar webbplats, formulär, språk, målgrupp och förväntade fält, lagrar tillåtna uppgifter krypterat i Cloudflare D1, använder Cloudflare Queue för kontrollerad behandling och upprätthåller revisions- och lagringsstatus. Bekräftelsen av integritetsinformationen är inte ett samtycke.

För hanteringen av tjänsteförfrågan kan förmedlingen skapa eller uppdatera den relevanta organisationen och kontaktpersonen i Pipedrive, skapa ett HOT-lead och en uppföljningsaktivitet, skicka en mottagningsbekräftelse via Brevo och meddela den behöriga ägaren hos reQruitz. Dessa tjänsteåtgärder är oberoende av det frivilliga marknadsföringsvalet. Efter en verifierbar överföring kan förmedlingen samordna radering av den kända Webflow-inlämningen enligt lagringsregeln nedan.

Det separata marknadsföringsvalet är frivilligt och inte förvalt. Att välja det är den enda jakande handling som registrerar tillståndet för arbetsgivarmarknadsföring omedelbart. Ingen ytterligare bekräftelse krävs och inget bekräftelsemeddelande skickas. Den exakta texten, versionen, tidpunkten, språket och källformuläret sparas som bevis. När leveransen av arbetsgivarmarknadsföring är aktiv och ingen gemensam e-postspärr gäller får den minimerade kontakten speglas till den separata arbetsgivarlistan i Brevo. Det första meddelandet som skickas med stöd av valet är arbetsgivarmarknadsföring, inte en bekräftelsebegäran. Arbetsgivarmarknadsföring omfattar rekryteringsinsikter, rekryteringsuppdateringar och relevanta arbetsgivartjänster från reQruitz. Den omfattar inte kandidatkommunikation, ansökningsmeddelanden, tredjepartsannonsering, LinkedIn-kontakter, kalla mejl, telefonsamtal eller SMS. Varje marknadsföringsmejl förklarar varför det skickades och innehåller en möjlighet att avsluta prenumerationen.

5. Kandidatbehandling

En jobbansökan behandlas i Teamtailor för den valda tjänsten och rekryteringsprocessen. Ansökningsfält, CV, telefonnummer, personligt brev, LinkedIn-adress, svar, Teamtailor-identifierare, rekryteringsstadium och ansökningsmetadata kopieras inte till systemet för kandidatkommunikation.

Om det separata frivilliga valet för kandidatmeddelanden saknas eller inte väljs skapas inget marknadsföringstillstånd eller någon Brevo-kontakt, och ansökan fortsätter normalt. Efter en lyckad ansökan kan ett jakande val lägga en separat minimerad tillståndshändelse i en Cloudflare Queue. Händelsen innehåller endast e-postadress, valfritt förnamn, språk, den exakta valtexten och versionen, tidpunkt samt en icke-identifierande tillståndsreferens. En separat Cloudflare Worker som styrs av reQruitz lagrar leveransuppgifterna krypterat i D1 och kan använda Brevo för välkomstmeddelanden, verifierade meddelanden om nya tjänster och ägargranskade månadsutgåvor med lediga tjänster och karriärinnehåll.

Ett meddelande om en ny tjänst är möjligt först när tjänsten är offentligt tillgänglig och dess engelska, finska och svenska offentliga webbadresser har verifierats separat. De tre första månadsutgåvorna hålls för ägargranskning, och ägargranskning krävs som standard även för senare utgåvor. Kandidattillståndet medger aldrig marknadsföring av arbetsgivartjänster eller en post i Pipedrive. Fel, försening eller återkallelse i kandidatkommunikationen påverkar inte ansökan.

6. Rekryterande kunder och rollfördelning

Reqruitz Oy är personuppgiftsansvarig för egen kandidatsökning, rekryteringsadministration, relationshantering, säkerhet och rättsliga skyldigheter. Den rekryterande kunden är normalt separat personuppgiftsansvarig när den bestämmer varför och hur kandidater bedöms för den egna tjänsten. reQruitz är kundens personuppgiftsbiträde endast för en särskilt dokumenterad aktivitet där avtalet och de faktiska instruktionerna fastställer den rollen. Kandidaten ska före delning få veta den rekryterande kundens identitet eller kategori och det relevanta rekryteringssammanhanget. Den slutliga rollfördelningen måste kontrolleras mot varje kundavtal innan kategoriska påståenden publiceras.

7. Teamtailor och AI-stöd

Teamtailor tillhandahåller kandidatplattformen och behandlar kunddata för reQruitz enligt sina databehandlingsvillkor. reQruitz-kontot finns i Teamtailors Europaregion. Teamtailors aktuella officiella lista över underbiträden innehåller leverantörer av drift och tjänster inom EES samt villkorade tjänster som kan innebära begränsade överföringar. Skyddsåtgärder kan omfatta beslut om adekvat skyddsnivå, EU–US Data Privacy Framework eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler från 2021. De valfria tjänster som faktiskt används måste hållas aktuella i biträdesregistret.

Aktiverade Teamtailor Co-pilot-funktioner kan stödja människor med urval, kandidatförslag, CV-sammanfattningar och tidslinjer, mötesinsikter, utkast och översättning, utvinning av CV-kompetenser samt upptäckt av diskriminering. Resultat kan vara ofullständiga eller felaktiga och kräver mänsklig granskning. Inga kund- eller kandidatbeslut fattas enbart automatiserat eller med AI, och människor fattar slutliga rekryteringsbeslut. Om detta verksamhetsfaktum ändras måste meddelandet och en eventuell konsekvensbedömning uppdateras före användning.

8. Mottagare, biträden och överföringar

Uppgifter får endast göras tillgängliga i nödvändig omfattning för behöriga personer hos reQruitz, den relevanta rekryterande kunden och dess behöriga deltagare, Teamtailor för ansökningar och kandidathantering, Webflow för webbplatsleverans och formulärmottagning, Cloudflare för signerad förmedling, D1-lagring, Queue-behandling, schemalagd lagringshantering och säkerhet, Pipedrive för hantering och uppföljning av arbetsgivar- och kundförfrågningar, Brevo för mottagningsbekräftelser, den interna ägaraviseringen med de tillåtna förfrågningsuppgifter som behövs för uppföljning, spegling till arbetsgivarlistan samt separat samtyckesbaserad e-post till arbetsgivare eller kandidater, Google Analytics efter analyssamtycke, rådgivare, myndigheter eller domstolar där lagen kräver det samt leverantörernas behöriga underbiträden.

Registren för arbetsgivar- och kandidattillstånd hålls åtskilda. Inom den godkända modellen med ett Brevo Free-konto tillämpas avslutad prenumeration, klagomål, hård studs, ogiltig adress eller leverantörsblockering försiktigt som en gemensam spärr för e-postkanalen i båda kommunikationsspåren. En direkt ändamålsspecifik återkallelse registreras i sitt eget register och kan inte åsidosätta den gemensamma spärren.

Innan begränsad behandling eller överföring aktiveras kontrollerar reQruitz leverantörsvillkor, personuppgiftsbiträdesavtal, underbiträden, behandlingsplats, överföringsmekanism och kontoinställningar. Aktuella leverantörs- och kontouppgifter hålls i biträdesregistret.

9. Lagring och radering

Vi lagrar uppgifter endast så länge det behövs för det angivna ändamålet. Därefter raderas eller oåterkalleligt anonymiseras de, om inte en lagstadgad skyldighet eller rättslig spärr kräver annat.

Kundförfrågan som inte leder vidare

Operativ lagringsregel: 12 månader från den senaste meningsfulla kontakten

Aktiv kunds operativa material

Operativ lagringsregel: Sex år efter att uppdraget eller kundrelationen avslutats, begränsat till material som behövs för ansvar eller anspråk

Bokföringsmaterial

Operativ lagringsregel: Sex år för verifikat och affärskorrespondens samt tio år för bokslut, bokföringar och de lagstadgade kategorierna enligt bokföringslagen

Webflow-formulärets original efter en framtida verifierad överföring

Operativ lagringsregel: Raderas inom 30 dagar efter en lyckad och verifierbar överföring

Ansökan

Operativ lagringsregel: 24 månader från att rekryteringen avslutades eller den senaste meningsfulla rekryteringsaktiviteten

Identifierad eller rekommenderad person som inte deltar

Operativ lagringsregel: Sex månader från den första informationen eller kontakten

Talangpools- eller Connect-profil

Operativ lagringsregel: 24 månader från samtycke eller senaste meningsfulla aktivitet; förnya före utgång eller radera inom 30 dagar

Jobbevakningar

Operativ lagringsregel: Till återkallelse eller 24 månaders inaktivitet, därefter ny bekräftelse eller radering

Kandidatens samtycke till karriärutvecklingskommunikation

Operativ lagringsregel: Till återkallelse eller 24 månaders inaktivitet, därefter ny bekräftelse eller radering

B2B-marknadsföringssamtycke

Operativ lagringsregel: Till återkallelse eller 24 månaders inaktivitet, därefter ny bekräftelse eller stopp

Bevis om samtycke

Operativ lagringsregel: Tre år efter återkallelse, utgång eller senaste åberopande

Minimal spärrpost

Operativ lagringsregel: Sex år med årlig nödvändighetsgranskning, eller till ett nytt giltigt samtycke, endast för att förhindra förbjuden kontakt

Ärende om registrerades rättigheter

Operativ lagringsregel: Tre år efter att ärendet avslutats

GA4-användar- och händelsedata

Operativ lagringsregel: 14 månader; inställningen måste konfigureras och verifieras i egendomen

Teknisk förmedlingskö

Operativ lagringsregel: Högst 30 dagar

Drift- och leveransloggar

Operativ lagringsregel: 90 dagar om inte en identifierad incident eller rättslig spärr kräver längre tid

Roterande krypterade säkerhetskopior

Operativ lagringsregel: 90 dagar, radering genom den normala rotationen

Behåll den nuvarande lagringstabellen. Teknisk förmedlingskö: högst 30 dagar, Drift- och leveransloggar: 90 dagar, Roterande krypterade säkerhetskopior: 90 dagar, de ändamålsspecifika reglerna om 24 månaders inaktivitet, tillståndsbevis i tre år och den minimala spärrposten i sex år gäller reQruitz egna Task 12-systemposter. Brevos transaktionsloggar sparas i tre kalendermånader eftersom Brevos kontoinställning använder hela månader och inte en exakt period på 90 dagar; e-postförhandsvisningar förblir avstängda. Väntande åtgärder avbryts när spärr för en rättighetsbegäran, återkallelse eller den gemensamma e-postspärren gäller. Ett rättsligt bevarande hindrar endast radering för den post och period som omfattas. Osäkra leverantörsresultat skickas inte om automatiskt.

10. Säkerhet

Förmedlingarna använder krypterad överföring, krypterade leveransfält, separat nycklade sökreferenser, begränsad meddelandestorlek, tidsstämplade signaturer, replay-skydd, minsta behörighet för bindningar, funktioner som är avstängda som standard, kontrollerade Queue-försök, strukturerade loggar utan direkta identifierare, schemalagd lagringshantering och verifierbar radering. Webflow-original raderas endast med känt formulär-ID när överförings- och revisionsvillkoren är uppfyllda.

11. Dina rättigheter

Beroende på omständigheterna kan du begära tillgång och en kopia, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet för automatisk behandling som grundas på samtycke eller avtal samt information om mottagare. Du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse av skäl som gäller din särskilda situation och mot direktmarknadsföring när som helst. Du kan återkalla samtycke när som helst utan att detta påverkar lagligheten före återkallelsen.

Skicka din begäran till Kasper.Kullberg@reqruitz.com. Vi kan be om de uppgifter som behövs för att verifiera identiteten. Vi svarar normalt inom en månad, med förbehåll för de förlängningar som lagen tillåter. Du kan lämna in klagomål till Dataombudsmannens byrå. Vi rekommenderar att du först kontaktar oss så att vi kan behandla frågan.

12. Barn och minderåriga

Webbplatsen och kundtjänsterna riktar sig inte till barn. Rekrytering kan undantagsvis gälla en minderårig som lagligen kan söka rollen. Då lämnar vi åldersanpassad information, samlar endast nödvändiga uppgifter och följer relevanta krav på samtycke, vårdnadshavare och arbetsrätt. Valfri marknadsföring eller karriärutvecklingskommunikation bör inte erbjudas barn utan en separat verifierad laglig utformning.

13. Cookies och liknande teknik

Den separata cookiepolicyn beskriver verifierad teknik på reqruitz.com, lagringstider och samtyckeskontroller. Analys blockeras innan samtycke. Teamtailors cookies på karriärwebbplatsen regleras av Teamtailors separata cookiepolicy.

14. Ändringar

Vi kan uppdatera meddelandet när behandling, system, leverantörer eller lag ändras. Version, ikraftträdandedatum och väsentliga ändringar visas här. Ett nytt eller väsentligt annorlunda ändamål införs inte enbart genom att texten ändras; den rättsliga grunden, systemkonfigurationen och det val som krävs ska först fastställas.

Centrala källor

Källorna granskades den 16 juli 2026: EU:s allmänna dataskyddsförordning, dataskyddslagen, lagen om integritetsskydd i arbetslivet, lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation, bokföringslagen, Dataombudsmannens byrå, Traficoms vägledning om cookies, Teamtailors dataskyddsinställningar, Teamtailors underbiträden i Europaregionen och Teamtailor Co-pilot privacy.

‍