Fiktiv AI-illustration
Hur kan kandidaten bedöma en tjänst när arbetsgivarens namn ännu är hemligt? Bestäm vad ni berättar före sekretessavtalet och hur rekryteringen fortsätter efteråt.
Berätta arbetsgivarens namn i det överenskomna skedet
Vid konfidentiell rekrytering kan arbetsgivarens namn hållas hemligt tills kandidaten har undertecknat ett sekretessavtal, även kallat NDA. Kandidaten behöver ändå få en tillräckligt tydlig bild av tjänsten för att kunna besluta om hen vill fortsätta samtalet.
Redan före avtalet behöver kandidaten förstå vilken typ av tjänst kontakten gäller, varför arbetsgivarens namn ännu inte anges och vad som händer efter undertecknandet. Arbetsgivaren och rekryteringspartnern behöver i sin tur bestämma vilka uppgifter som får delas i varje skede och vem som ansvarar för att lämna dem.
Bestäm vad rekryteringen behöver skydda
Rekryteringen kan exempelvis gälla en verksamhet som ännu inte har offentliggjorts eller en tjänst som inte kan annonseras öppet. Arbetsgivaren bör definiera orsaken till konfidentialiteten och dess gränser före den första kontakten.
Bestäm vilka personer i organisationen och hos rekryteringspartnern som känner till rekryteringen, vilken rollbeskrivning kandidaterna får och vilka uppgifter som lämnas först efter sekretessavtalet. Avgör också hur noggrant bransch, ort och ansvar kan beskrivas utan att kombinationen avslöjar företaget.
Gå igenom materialet och meddelandena till kandidaterna tillsammans med rekryteringspartnern, så att alla använder samma rollbeskrivning och vet vilka uppgifter de får lämna.
Ge kandidaten tillräcklig information före sekretessavtalet
Det första samtalet ska klargöra om det är meningsfullt att undersöka möjligheten närmare. Rekryteraren behöver presentera sig och berätta att kontakten gäller ett uppdrag från en arbetsgivare, även om företagets namn fortfarande är hemligt.
Förbered en beskrivning av arbetets mål, ansvarets omfattning, den kompetens som krävs och de praktiska arbetsarrangemangen. Berätta också om den preliminära lönenivån eller när den kan preciseras. Om exempelvis arbetsorten eller resandet gör tjänsten olämplig för kandidaten är det bra att reda ut det före avtalssteget.
Kandidaten kan be om mer information innan hen beslutar sig för att fortsätta. Eventuella bindningar eller konkurrerande uppdrag kan också diskuteras på en allmän nivå. Om arbetsgivarens identitet behövs för att bedöma dem, kom överens om hur frågan ska klarläggas när namnet blir känt.
Inför samtalet kan du skicka kandidaten vår guide om vad du behöver reda ut när en headhunter kontaktar dig.
Gör steget med sekretessavtal tydligt
När det finns ett ömsesidigt inledande intresse förklarar rekryteraren nästa steg: kandidaten läser sekretessavtalet, och arbetsgivarens namn lämnas ut efter undertecknandet på det sätt ni har kommit överens om. Ge kandidaten tid att läsa avtalet och ställa frågor innan det undertecknas.
Bestäm i förväg vem som skickar avtalet, vem som bekräftar undertecknandet och vem som får dela arbetsgivarens namn och närmare uppgifter.
Gå igenom vilka uppgifter avtalet omfattar, varför de lämnas och hur länge de överenskomna skyldigheterna gäller. Använd ett avtal som har granskats för den aktuella rekryteringen.
Diskutera arbetsgivaren och tjänstens bakgrund efter undertecknandet
Efter det överenskomna avtalssteget behöver kandidaten få veta vilket företag det gäller och förstå helheten i möjligheten. Boka ett samtal om arbetsgivaren, tjänstens bakgrund, mål, befogenheter och samarbete.
Nu kan kandidaten jämföra möjligheten med sin egen situation mer ingående. Hen kan exempelvis bedöma sina bindningar, företagets verksamhet och om tjänsten motsvarar den preliminära beskrivningen. Kom överens om fortsatta intervjuer när kandidaten har tillräcklig förståelse för vad hen undersöker.
En gemensam intervjuram hjälper er att fortsätta samtalet utifrån tjänstens krav. Konfidentialiteten ändrar inte behovet av att beskriva arbetets svåra sidor eller arbetsgivarens förväntningar. Båda parter behöver kunna diskutera dem innan de fattar beslut.
Kom också överens om kandidatens uppgifter och hur processen avslutas
Kom separat överens med kandidaten om vilka uppgifter som presenteras för arbetsgivaren, vem som får dem och när. Gå också igenom kontaktkanalerna och eventuell kontakt med referenspersoner.
Om kandidaten väljer att avstå efter att ha fått namnet och närmare uppgifter, säg tydligt att processen avslutas för kandidatens del. Klargör samtidigt vad den överenskomna sekretessen innebär framöver. Det är också bra att bestämma med arbetsgivaren hur en slutförd rekrytering och eventuell offentlig kommunikation ska hanteras.
I en väl förberedd konfidentiell rekrytering vet kandidaten i varje skede vilken information som kan lämnas och vad nästa steg kräver. För arbetsgivaren innebär det att planera informationsdelningen redan före den första kontakten.
