Tekoälyllä luotu kuvituskuva.
Haastattelun pohjaksi tarvitaan tehtävään liittyvä kysymys ja käsitys siitä, millainen vastaus tuo hyödyllistä tietoa. Alla on työnantajalle muokattava kysymysrunko sekä kuvitteellinen esimerkki kahdesta vastauksesta ja niiden käsittelystä. Malli auttaa tekemään perustelut näkyviksi. Se ei ole henkilöarviointitesti eikä yksin riitä rekrytointipäätökseen.
Aloita siitä, mitä työssä pitää saada aikaan
Esimerkin asiakkuuspäällikkö vastaa nykyisistä yritysasiakkaista. Yksi tehtävän tavoitteista on saada asiakkaan avoin asia etenemään, kun ratkaisu vaatii yhteistyötä oman organisaation sisällä. Tämän perusteella haastattelussa tarkastellaan tarpeen selvittämistä, vastuiden sopimista ja jatkotoimien seurantaa.
Kirjoita ennen haastattelua omaan pohjaasi tehtävän tavoite ja ne teot, joista haluat kuulla. ”Hyvät vuorovaikutustaidot” on tähän yksin liian väljä ilmaus. Tämän esimerkin konkreettinen kysymys on, selvittääkö hakija osapuolten tarpeet ja sopiiko hän seuraavan askeleen.
Sopikaa haastattelijoiden kesken myös kysymysrunko. Strukturoitu haastattelu käyttää ennalta sovittuja kysymyksiä ja yhteisiä arviointiperusteita. Tarkentaville kysymyksille jää silti tilaa. Kertokaa hakijalle, miten keskustelu etenee, ja varatkaa aikaa hänen kysymyksilleen.
Kysymys, jota voit käyttää pohjana
”Kerro työtilanteesta, jossa asiakkaan asia jäi odottamaan ja tarvitsit muiden apua sen ratkaisemiseen. Mikä tilanne oli, mitä teit itse ja miten asia eteni?”
Pyydä hakijaa jättämään asiakkaiden nimet ja muut luottamukselliset tiedot pois. Esimerkin pitää kertoa tekemisestä, joten tarkka asiakas tai sopimuksen sisältö ei ole tarpeen.
Neutraalit jatkokysymykset auttavat ymmärtämään vastausta: ”Miten selvitit, mitä asiakas tarvitsi?”, ”Mitä sovit muiden kanssa?” ja ”Mistä tiesit, että asia oli edennyt?” Kysy tarvittaessa myös, mikä jäi kesken. Älä tarjoa hakijalle valmista onnistumiskertomusta kysymällä esimerkiksi, järjestikö hän tietenkin yhteisen palaverin.
Kaksi kuvitteellista vastausta
Seuraavat vastaukset ovat tätä artikkelia varten keksittyjä. Ne eivät kuvaa oikeita hakijoita, asiakkaita tai reQruitzin toimeksiantoja.
Vastaus A: paljon yhteistä tekemistä, oma osuus vielä epäselvä
”Meillä oli asiakas, joka odotti toimituksen etenemistä. Keskustelimme tiimin kanssa ja pidimme asiakkaan ajan tasalla. Meillä oli hyvä yhteistyö, ja lopulta asia saatiin kuntoon.”
Vastaus kertoo tilanteen yleisellä tasolla. Siitä ei vielä selviä hakijan oma toiminta tai se, miten jatkosta sovittiin. Tässä kohdassa muistiinpanoon sopii ”oma osuus selvittämättä”. Merkintä ”heikko yhteistyöosaaminen” olisi liian pitkälle menevä päätelmä.
Kysy: ”Minkä osan hoidit itse, ja mitä sovit seuraavaksi?” Kuvitteellinen hakija tarkentaa: ”Soitin asiakkaalle ja selvitin, mitä hän tarvitsi heti. Välitin tiedon toimitustiimille. En muista, sovimmeko samalla, kuka ilmoittaa seuraavan päivityksen.”
Nyt kirjattavaa on enemmän. Hakija kuvasi tarpeen selvittämisen ja tiedon välittämisen. Seurannan vastuusta on edelleen puutteellista tietoa. Voit pyytää toisen esimerkin siitä, miten hän on sopinut jatkoseurannasta. Muistamisen vaikeutta yhdessä vastauksessa ei pidä muuttaa varmaksi väitteeksi hänen tavastaan toimia.
Vastaus B: toiminta ja keskeneräinen kohta näkyvät
”Asiakas odotti vastausta käyttöönoton aikatauluun. Selvitin ensin, mihin hän tarvitsi aikataulua. Kysyin tekniseltä vastuuhenkilöltä, mitkä asiat olivat vielä avoimia. Sovimme, kuka tarkistaa ne ja milloin palaamme asiakkaalle. Kirjasin tämän yhteiseen tehtävään. Ensimmäinen tarkistus viivästyi, joten kerroin asiakkaalle viiveestä ja sovimme uuden päivitysajan.”
Kysy: ”Mitä tapahtui uuden päivitysajan kohdalla, ja mikä oli sinun vastuullasi?” Kuvitteellinen jatkovastaus on: ”Tarkistin tilanteen vastuuhenkilöltä ja toimitin asiakkaalle vahvistetun tiedon. Itse käyttöönotto ei ollut vielä valmis, joten sovimme erikseen seuraavan seurannan.”
Muistiinpanoon voi kirjata tarpeen tarkennuksen, nimetyn vastuun, sovitun päivityksen ja viiveestä kertomisen. Vastauksessa on myös raja: asian eteneminen ei tarkoittanut käyttöönoton valmistumista. Nämä ovat hakijan kertomia tapahtumia, eivät haastattelussa riippumattomasti todennettuja tuloksia.
Kuvaile arviointiperusteet ennen vertailua
Seuraava arviointipohja koskee vain tämän esimerkin jatkotoimien sopimista. Muokkaa sitä tehtävän vaatimuksiin ennen käyttöä.
Nämä kuvaukset eivät ole ihmiselle annettavia pysyviä luokituksia. Yksi vastaus koskee yhtä tilannetta. Puuttuva tieto ja kuvattu puute pitää erottaa toisistaan, eikä viimeisestä kohdasta pidä tehdä jokaisen tehtävän ehdotonta vaatimusta.
- Tietoa puuttuu: vastauksesta ei tarkennusten jälkeenkään selviä, miten vastuusta tai seurannasta sovittiin. Tarvitaan lisäesimerkki tai muu soveltuva tapa selvittää asia.
- Vastauksessa näkyy puute: hakija kuvaa riittävän tarkasti tilanteen, jossa seuraava askel jäi hänen vastuullaan sopimatta, eikä kerro sen korjaamisesta. Kirjaa tapahtuma ja sen yhteys tehtävän vaatimukseen.
- Vastauksessa näkyy odotettu toimintatapa: hakija kertoo, miten vastuuhenkilö, seuraava askel ja seuranta sovittiin.
- Vastauksessa näkyy myös tilanteeseen sopeutuminen: edellisten lisäksi hakija kuvaa muutoksen, tarkistaa suunnitelman ja kertoo, miten tieto välitettiin osapuolille.
Vie sama tapa muihin kysymyksiin
Työhaastattelukysymykset kannattaa rakentaa samalla tavalla myös tehtävän muille vastuille. Voit kysyä esimerkiksi tilanteesta, jossa hakija joutui selvittämään epäselvän asiakastarpeen, tai tilanteesta, jossa kaksi sovittua tehtävää kilpaili samasta ajasta. Päätä ensin, mitä työn kannalta olennaista vastauksesta haluat selvittää.
Käytä muistiinpanossa viittä kohtaa: tehtävän vaatimus, esitetty kysymys, hakijan kuvaama oma toiminta, vielä puuttuva tieto ja perusteltu arvio. Erota havainto tulkinnasta. ”Kertoi sopineensa päivitysajan” on eri asia kuin ”on järjestelmällinen”. Pidä kysymykset ja muistiinpanot työssä tarvittavissa asioissa. Säilytä tiedot vain organisaation hyväksymässä rekrytointijärjestelmässä sen käytäntöjen mukaisesti.
Kirjatkaa omat perustelunne ennen yhteistä keskustelua. Verratkaa sitten vastauksia sovittuihin vaatimuksiin ja selvittäkää, mistä mahdollinen erimielisyys johtuu. Rekrytointiprosessi voi tarvita lisäkeskustelun tai tehtävään sopivan työnäytteen ennen päätöstä. Hakijankin pitää saada kysyä työn tavoitteista, yhteistyöstä ja odotuksista.
Jos haastattelun rinnalle harkitaan muita arviointimenetelmiä, lue mitä soveltuvuusarvioinnin tuloksista voidaan päätellä. Vaativan asiantuntijahaun suunnittelussa voit myös tutustua reQruitzin suorahakuun. Haastattelurunko kannattaa sopia osaksi haun kokonaisuutta jo ennen ensimmäistä keskustelua.
