Versio 2.0, julkaisuehdokas 1.9.2026. Tämä versio tulee voimaan, kun Vercelissä toimiva reqruitz.com-sivusto julkaistaan.
1. Soveltamisala
Tässä selosteessa kerrotaan, miten Reqruitz Oy (”reQruitz”, ”me”) käsittelee reqruitz.com-sivuston kävijöiden, asiakas- ja työnantajayhteyshenkilöiden, rekrytointipalveluista tiedustelevien henkilöiden, työnhakijoiden, suorahaulla löydettyjen ja suositeltujen ehdokkaiden, talent pool- ja Connect-osallistujien sekä erikseen tulevan viestinnän valinneiden henkilöiden henkilötietoja. Teamtailor-urasivustolla on lisäksi ehdokkaita koskeva tietosuojakerros ja erillinen evästekäytäntö.
2. Tietoryhmät ja tietolähteet
Saamme tietoja suoraan sinulta verkkolomakkeiden, hakemusten, haastattelujen, viestien, tapaamisten, suostumusvalintojen ja muun asioinnin kautta. Suorahaulla löydetyn tai suositellun ehdokkaan ammattitietoja voimme saada julkisista ammatillisista lähteistä, suosittelijalta, rekrytoivalta asiakkaalta, Teamtailorista tai muusta rekrytointilähteestä. Annamme tällaiselle henkilölle tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaiset tiedot yleensä ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä ja viimeistään kuukauden kuluessa tietojen saamisesta, ellei laillinen poikkeus sovellu.
Tiedot voivat sisältää henkilön tunniste- ja yhteystietoja; työnantaja-, tehtävä- ja yritystietoja; tiedustelun ja kirjeenvaihdon sisältöä; suostumus- ja valintatietoja; hakemus-, CV-, työhistoria-, koulutus-, osaamis-, kieli-, saatavuus- ja haastattelutietoja; laillisesti kerättyjä arviointi- tai suosittelutietoja; julkisia ammatillisen profiilin tietoja; lähde- ja suosittelutietoja; rekrytointimuistiinpanoja ja -vaiheita; teknisiä pyyntö-, laite-, selain- ja likimääräisiä sijaintitietoja; suostumusvalintoja; sekä suostumukseen perustuvia analytiikkatunnisteita ja -tapahtumia.
Älä toimita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, rikostuomioihin liittyviä tietoja, henkilötunnusta tai muuta tarpeetonta arkaluonteista tietoa, ellemme erikseen ja lainmukaisesti pyydä sitä. Rekrytointitiedot rajataan tehtävän ja prosessin kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kun laki yksityisyyden suojasta työelämässä soveltuu, noudatamme myös sen tarpeellisuusvaatimusta ja tietojen ensisijaista keräämistä työnhakijalta.
3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Sivuston tekninen toiminta, tietoturva ja välttämätön suostumusvalinnan tallennus
Tarkoitus: Sivuston toimittaminen, valintojen muistaminen, väärinkäytösten estäminen ja vikojen selvittäminen
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(f), oikeutettu etumme turvallisen ja toimivan palvelun ylläpitämiseen; päätelaitteen käyttö rajataan ehdottoman välttämättömään
Suostumukseen perustuva valinnainen sivustomittaus
Tarkoitus: Sivuston käytön ja todellisen käyttäjäkokemuksen suorituskyvyn ymmärtäminen koontitasolla sekä sivuston parantaminen
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(a), suostumus, sekä Suomen evästesääntelyn mukainen suostumus. Valinnaista mittausta ei tehdä, ellei nimetty palvelu ole käytössä ja kävijä ole antanut suostumusta.
Palvelua hakevan yksityishenkilön tiedustelu
Tarkoitus: Vastaaminen, tarpeesta keskusteleminen ja pyydetyn palvelun valmistelu tai toteutus
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(b), pyynnöstä tehtävät sopimusta edeltävät toimet tai sopimuksen täytäntöönpano
Työnantajan tai asiakkaan edustajan tiedustelu
Tarkoitus: Vastaaminen, liikesuhteen hoitaminen ja rekrytointipalvelun toimittaminen
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(f), meidän ja edustetun organisaation oikeutettu etu käsitellä tiedustelu ja hoitaa suhdetta
Työhakemukset
Tarkoitus: Haetun rekrytointiprosessin vastaanottaminen, arviointi ja hallinta
Oikeusperuste: Yleensä GDPR 6(1)(f), ehdokkaan, reQruitzin ja rekrytoivan asiakkaan oikeutettu etu tehokkaaseen ja asianmukaiseen rekrytointiin; 6(1)(b) vain, jos reQruitz itse on mahdollinen sopimusosapuoli
Suorahaulla löydetyt ja suositellut ehdokkaat
Tarkoitus: Mahdollisesti sopivien ammattilaisten tunnistaminen, yhteydenotto ja kiinnostuksen selvittäminen
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(f), dokumentoidun etujen punninnan ja oikea-aikaisen 14 artiklan ilmoituksen perusteella
Asiakasraportointi ja ehdokkaan tietojen jakaminen
Tarkoitus: Sopivien ehdokkaiden esittely ja toimeksiannon hoitaminen
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(f), rajattuna kyseiseen rekrytoivaan asiakkaaseen ja toimeksiantoon
Talent pool, Connect ja työpaikkailmoitukset
Tarkoitus: Profiilin säilyttäminen ja erikseen pyydettyjen työmahdollisuuksien lähettäminen
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(a), yksilöity suostumus
Ehdokkaille suunnattu urakehitysviestintä
Tarkoitus: Erikseen pyydetty tieto kursseista sekä CV-, LinkedIn-profiili- tai haastattelutuesta
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(a), erillinen yksilöity suostumus; ei tällä hetkellä käytössä
Valinnainen B2B-sähköpostimarkkinointi
Tarkoitus: Rekrytointinäkemykset, käytännön ohjeet, reQruitzin palvelupäivitykset, oppaat, ladattavat materiaalit sekä tapahtuma- ja webinaarikutsut
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(a), suostumus suunnitellussa toimintamallissa; ei tällä hetkellä käytössä
Tekoälyavusteiset rekrytointitoiminnot
Tarkoitus: Ihmisen tekemän seulonnan, yhteenvetojen, ehdotusten, luonnosten, käännösten, kokousmuistiinpanojen, osaamisen poiminnan ja syrjintäriskien tarkistamisen tukeminen
Oikeusperuste: Sama 6 artiklan peruste kuin varsinaisessa rekrytointitoimessa; lopullista päätöstä ei tehdä yksinomaan automaattisesti
Lakisääteiset tehtävät, oikeuspyynnöt ja vaateet
Tarkoitus: Velvoitteiden hoitaminen, oikeuksien toteuttaminen sekä vaateiden laatiminen tai puolustaminen
Oikeusperuste: GDPR 6(1)(c), kun lakisääteinen velvoite soveltuu, ja 6(1)(f) oikeusvaateisiin ja osoitusvelvollisuuteen
Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme tarpeellisuuden, kohtuulliset odotukset, tietojen arkaluonteisuuden, suojatoimet ja vaikutukset henkilöön. Voit vastustaa käsittelyä omaan erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voi aina vastustaa ilman perusteluja.
4. Asiakas- ja työnantajatiedustelut
Kun työnantajan yhteydenottolomake otetaan käyttöön julkaistulla sivustolla, Vercel vastaanottaa HTTPS-pyynnön ja suorittaa sovellusrajapinnan, Cloudflare Turnstile käsittelee automatisoidun väärinkäytön estämiseen tarvittavat vähimmäistason selain- ja pyyntösignaalit, ja erillinen Neon-sovellustietokanta tallentaa hallitun tiedustelun, tietosuojaselosteen lukemisen vahvistuksen, mahdollisen erillisen suostumusnäytön ja toimitusketjun kirjanpidon. Lomake hylkää ehdokaskentät, tiedostot, vastaukset ja Teamtailor-tunnisteet.
Kun erikseen rajatut toimituspalvelut on hyväksytysti aktivoitu, Resend voi lähettää pyydetyn palvelukuittauksen ja ilmoituksen valtuutetulle reQruitzin omistajalle, ja Pipedrive voi vastaanottaa asiaankuuluvat organisaatio-, yhteyshenkilö-, liidi- ja jatkotoimitiedot. Ennen aktivointia sitoutunut tiedustelu säilyy palautettavana ilman näitä ulkoisia vaikutuksia.
Työnantajamarkkinointi on vapaaehtoinen, valmiiksi valitsematon ja erillinen tarkoitus. Valinta luo odottavan lupatietueen ja kertakäyttöisen vahvistusviestin; markkinointi alkaa vasta vahvistamisen jälkeen. Tarkka teksti, kieli, lähde, versio ja tapahtuma-ajat säilytetään näyttönä. Peruutus, valitus, pysyvä toimitusvirhe tai yhteinen kanavaesto lopettaa tulevat viestit. Palvelutiedustelun käsittely ei riipu markkinointivalinnasta.
5. Ehdokkaiden tiedot
Työhakemus tehdään Teamtailorissa valittua tehtävää ja rekrytointiprosessia varten. Hakemuskenttiä, CV:tä, puhelinnumeroa, saatekirjettä, profiililinkkejä, vastauksia, Teamtailor-tunnisteita, rekrytointivaiheita tai hakemuksen metatietoja ei siirretä reqruitz.com-sivuston sovellustietokantaan, Payload-sisällönhallintaan, Resendiin, Pipedriveen, sivustoanalytiikkaan tai tavanomaisiin sivustolokeihin.
Jos ehdokas valitsee erikseen uraviestinnän ehdokaspalvelussa, reQruitzin hallinnoima erillinen Cloudflare-työnkulku voi tallentaa minimoidun lupatapahtuman ja käyttää Brevoa tervetuloviesteihin, varmennettuihin työpaikkailmoituksiin ja omistajan tarkistamiin urakoosteisiin. Tämä ehdokaspolku on erillään työnantajatiedusteluista ja Resendistä. Viestinnän epäonnistuminen, viive tai peruutus ei vaikuta hakemukseen.
6. Rekrytoivat asiakkaat ja roolit
Reqruitz Oy toimii rekisterinpitäjänä oman suorahaun, rekrytoinnin hallinnan, asiakassuhteiden, tietoturvan ja lakisääteisten velvoitteiden osalta. Rekrytoiva asiakas toimii yleensä erillisenä rekisterinpitäjänä päättäessään, miksi ja miten se arvioi ehdokkaita omaan tehtäväänsä. reQruitz toimii asiakkaan henkilötietojen käsittelijänä vain sellaisessa tarkasti määritellyssä toiminnassa, jossa sopimus ja tosiasialliset ohjeet osoittavat tämän roolin. Ennen tietojen jakamista ehdokkaalle kerrotaan rekrytoivan asiakkaan henkilöllisyys tai ryhmä ja rekrytointiyhteys. Roolijako on tarkistettava asiakassopimuksista ennen ehdottomien väitteiden julkaisemista.
7. Teamtailor ja tekoälyavusteisuus
Teamtailor tarjoaa ehdokashallintajärjestelmän ja käsittelee asiakastietoja reQruitzin lukuun tietojenkäsittelyehtojensa mukaisesti. reQruitzin tili sijaitsee Teamtailorin Eurooppa-alueella. Teamtailorin ajantasainen alikäsittelijäluettelo sisältää ETA-alueen ylläpito- ja palveluntarjoajia sekä ehdollisia palveluja, joihin voi liittyä rajoitettuja siirtoja. Suojatoimia voivat olla tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys tai komission vuoden 2021 vakiosopimuslausekkeet. Tilillä käytössä olevat valinnaiset palvelut on pidettävä ajan tasalla käsittelijärekisterissä.
Käytössä olevat Teamtailor Co-pilot -ominaisuudet voivat tukea ihmistä seulonnassa, ehdokassuosituksissa, CV-yhteenvedoissa ja aikajanoissa, kokoushavainnoissa, luonnoksissa ja käännöksissä, CV-osaamisen poiminnassa sekä syrjinnän tunnistamisessa. Tulokset voivat olla puutteellisia tai virheellisiä, ja ne edellyttävät ihmisen tarkistusta. Asiakas- tai ehdokaspäätöksiä ei tehdä yksinomaan automaattisesti tai tekoälyn avulla, vaan lopullisen rekrytointipäätöksen tekee ihminen. Jos tämä toimintatapa muuttuu, seloste ja tarvittava vaikutustenarviointi päivitetään ennen muutoksen käyttöönottoa.
8. Vastaanottajat, käsittelijät ja kansainväliset siirrot
Tietoihin pääsevät vain valtuutetut reQruitzin henkilöt sekä tarvittaessa rekrytoiva asiakas ja sen valtuutetut osallistujat. Teamtailor käsittelee hakemukset ja rekrytointitiedot. Vercel ylläpitää sivustoa ja sovellusrajapintoja. Neon tallentaa erillisen työnantajatiedustelujen tietokannan ja toimituksellisen sisällön. Vercel Blob voi tallentaa julkista sivustomediaa. Cloudflare tarjoaa Turnstile-väärinkäytön eston sekä erillisen ehdokasviestinnän ja yhteisen estotiedon rajapinnan. Adobe toimittaa sivuston fontin. Brevo on rajattu erilliseen ehdokasviestintään. Resend ja Pipedrive käsittelevät työnantajan palvelu- tai markkinointitietoja vasta omien aktivointiporttiensa jälkeen. Valinnaiset Vercel Web Analytics ja Speed Insights käsittelevät minimoitua sivustomittausta vain, kun palvelu on käytössä ja suostumus on annettu. Google Analytics 4 ja Google Ads ovat pois käytöstä.
Osa palveluntarjoajista ja alikäsittelijöistä voi käsitellä tietoja ETA-alueen ulkopuolella. Vercel ilmoittaa ensisijaisten käsittelytilojensa olevan Yhdysvalloissa ja kuvaa sopimusperusteiset siirtomekanismit DPA:ssaan. Resend ilmoittaa, että viestisisältö, lokit, webhook-tiedot ja tilitiedot tallennetaan Yhdysvalloissa myös silloin, kun lähetysalueeksi on valittu Irlanti, ja sen DPA sisältää soveltuvat EU:n vakiosopimuslausekkeet. Ennen kuin rajattu palvelu saa tuotannon henkilötietoja, reQruitz kirjaa soveltuvan sopimuksen, alikäsittelijät, käsittelypaikat, siirtoperusteen, säilytyksen ja tiliasetukset. Keskeneräinen arvio pitää palvelun pois käytöstä.
Työnantaja- ja ehdokasluvat pidetään käyttötarkoituksittain erillään. Valitus, pysyvä toimitusvirhe, virheellinen osoite tai palveluntarjoajan esto huomioidaan yhteisenä sähköpostikanavan estona ilman ehdokasprofiilien tai hakemustietojen kopioimista työnantajajärjestelmään.
9. Säilytys ja poistaminen
Säilytämme henkilötietoja vain ilmoitettua tarkoitusta varten. Sen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan peruuttamattomasti, ellei lakisääteinen velvollisuus tai rajattu oikeudellinen säilytysmääräys edellytä pidempää aikaa.
Asiakkuuteen johtamaton tiedustelu
Toiminnallinen sääntö: 12 kuukautta viimeisestä merkityksellisestä yhteydenpidosta
Aktiivisen asiakkaan tarpeelliset operatiiviset tiedot
Toiminnallinen sääntö: Kuusi vuotta toimeksiannon tai asiakassuhteen päättymisestä, rajattuna vastuullisuuden tai vaateiden kannalta tarpeellisiin tietoihin
Kirjanpitoaineisto
Toiminnallinen sääntö: Kuusi vuotta tositteille ja liiketapahtumia koskevalle kirjeenvaihdolle sekä kymmenen vuotta tilinpäätökselle, kirjanpidoille ja muulle kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ssä tarkoitetulle aineistolle
Työhakemus
Toiminnallinen sääntö: 24 kuukautta rekrytoinnin päättymisestä tai viimeisestä merkityksellisestä rekrytointitoimesta
Suorahaulla löydetty tai suositeltu henkilö, joka ei osallistu prosessiin
Toiminnallinen sääntö: Kuusi kuukautta ensimmäisestä ilmoituksesta tai yhteydenotosta
Talent pool, Connect, työpaikkavahti tai ehdokkaan uraviestintävalinta
Toiminnallinen sääntö: Peruuttamiseen asti tai 24 kuukauden käyttämättömyyden ajan, minkä jälkeen valinta uusitaan tai tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa
Työnantajamarkkinoinnin lupa
Toiminnallinen sääntö: Peruuttamiseen asti tai 24 kuukauden käyttämättömyyden ajan, minkä jälkeen lupa uusitaan tai markkinointi lopetetaan
Suostumusnäyttö ja oikeuspyyntöjen asiakirjat
Toiminnallinen sääntö: Kolme vuotta peruutuksesta, päättymisestä, viimeisestä käytöstä tai pyynnön sulkemisesta
Minimoitu estotieto
Toiminnallinen sääntö: Kuusi vuotta vuosittaisella tarpeellisuusarvioinnilla tai siihen asti, kun uusi pätevä lupa voi lainmukaisesti poistaa käyttötarkoituskohtaisen eston. Valitus- ja palveluntarjoajatason estoja ei poisteta automaattisesti.
Teknisen jonon sisältö
Toiminnallinen sääntö: Enintään 30 päivää
Toiminta- ja toimituslokit
Toiminnallinen sääntö: 90 päivää, ellei dokumentoitu tietoturvatapaus tai oikeudellinen säilytysmääräys edellytä rajattua pidennystä
Salatut kiertävät varmuuskopiot
Toiminnallinen sääntö: 90 päivää normaalin kierron kautta
Palveluntarjoajan oma säilytys varmennetaan ennen aktivointia ja sisällytetään poistomenettelyihin. Odottavat toimet perutaan, kun peruutus, oikeuspyynnön käsittelylukko tai yhteinen kanavaesto soveltuu. Epävarma palveluntarjoajatulos sovitetaan täsmäytyksellä eikä sitä lähetetä automaattisesti uudelleen.
10. Tietoturva
Suojatoimia ovat salattu tiedonsiirto, sovelluksen arkaluonteisten kenttien salaus, erillisillä avaimilla muodostetut hakutunnisteet, vähimmän oikeuden palvelutunnukset, tiukat pyyntörakenteet ja kokorajat, aikaleimatut allekirjoitukset, toistosuojaus, idempotenssi, oletuksena poistetut ulkoiset vaikutukset, kestävä täsmäytys, rakenteiset lokit ilman suoria tunnisteita, ajastettu säilytys ja varmennettu poistaminen. Ehdokkaiden hakemukset pysyvät Teamtailorissa ja ne on rajattu sivuston lomake- ja sähköpostipinon ulkopuolelle.
11. Oikeutesi
Tilanteesta riippuen sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin ja jäljennös niistä, oikaista tai poistaa tiedot, rajoittaa käsittelyä, saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat automaattisesti käsitellyt tiedot siirrettyä sekä saada tietoa vastaanottajista. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä omaan erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja suoramarkkinointia milloin tahansa. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa ilman, että peruuttaminen vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lähetä pyyntö osoitteeseen Kasper.Kullberg@reqruitz.com. Voimme pyytää henkilöllisyyden varmistamiseen tarvittavia tietoja. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa, jollei laissa sallittu lisäaika sovellu. Voit tehdä kantelun Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Suosittelemme ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme käsitellä asian.
12. Lapset ja alaikäiset
Sivustoa ja asiakaspalveluja ei ole suunnattu lapsille. Rekrytointi voi poikkeuksellisesti koskea alaikäistä, joka voi lain mukaan hakea tehtävää. Tällöin annamme ikätasoista tietoa, keräämme vain tarpeellisia tietoja ja noudatamme iän ja tilanteen edellyttämiä suostumus-, huoltaja- ja työoikeudellisia vaatimuksia. Valinnaista markkinointi- tai urakehitysviestintää ei tule tarjota lapsille ilman erikseen varmennettua lainmukaista mallia.
13. Evästeet ja vastaavat teknologiat
Erillisessä evästekäytännössä luetellaan reqruitz.com-sivuston teknologiat ja nykyinen valinnaisten palvelujen kokonaisuus. Valinnainen sivustomittaus estetään ennen suostumusta ja pysyy pois käytöstä, kun palvelu ei ole aktiivinen. Teamtailor hallitsee erillisen urapalvelunsa evästeitä ja suostumusliittymää.
14. Muutokset
Päivitämme selostetta, kun käsittely, järjestelmät, palveluntarjoajat tai laki muuttuvat. Versio, voimaantulopäivä ja olennainen muutos ilmoitetaan tässä. Uutta tai olennaisesti erilaista tarkoitusta ei oteta käyttöön pelkällä selostemuutoksella, vaan oikeusperusteen, palveluntarjoaja-arvion, järjestelmäasetusten ja tarvittavan valinnan on oltava valmiina ensin.
Keskeiset lähteet
Tarkistettu 1.9.2026: EU:n yleinen tietosuoja-asetus, tietosuojalaki, Tietosuojavaltuutetun toimisto, Vercelin DPA, Neonin DPA, Cloudflare Turnstilen tietosuojaliite, Resendin GDPR-kuvaus, Resendin DPA sekä Teamtailorin ehdokaspalvelusta linkitetyt ajantasaiset tietosuoja-asiakirjat.