Tietosuojaseloste

1. Soveltamisala

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Reqruitz Oy (”reQruitz”, ”me”) käsittelee reqruitz.com-sivuston kävijöiden, asiakas- ja työnantajayhteyshenkilöiden, rekrytointipalveluista tiedustelevien henkilöiden, työnhakijoiden, suorahaulla löydettyjen ja suositeltujen ehdokkaiden, talent pool- ja Connect-osallistujien sekä erikseen tulevan viestinnän valinneiden henkilöiden henkilötietoja. Teamtailor-urasivustolla on lisäksi ehdokkaita koskeva tietosuojakerros ja erillinen evästekäytäntö.

2. Tietoryhmät ja tietolähteet

Saamme tietoja suoraan sinulta verkkolomakkeiden, hakemusten, haastattelujen, viestien, tapaamisten, suostumusvalintojen ja muun asioinnin kautta. Suorahaulla löydetyn tai suositellun ehdokkaan ammattitietoja voimme saada julkisista ammatillisista lähteistä, suosittelijalta, rekrytoivalta asiakkaalta, Teamtailorista tai muusta rekrytointilähteestä. Annamme tällaiselle henkilölle tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaiset tiedot yleensä ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä ja viimeistään kuukauden kuluessa tietojen saamisesta, ellei laillinen poikkeus sovellu.

Tiedot voivat sisältää henkilön tunniste- ja yhteystietoja; työnantaja-, tehtävä- ja yritystietoja; tiedustelun ja kirjeenvaihdon sisältöä; suostumus- ja valintatietoja; hakemus-, CV-, työhistoria-, koulutus-, osaamis-, kieli-, saatavuus- ja haastattelutietoja; laillisesti kerättyjä arviointi- tai suosittelutietoja; julkisia ammatillisen profiilin tietoja; lähde- ja suosittelutietoja; rekrytointimuistiinpanoja ja -vaiheita; teknisiä pyyntö-, laite-, selain- ja likimääräisiä sijaintitietoja; suostumusvalintoja; sekä suostumukseen perustuvia analytiikkatunnisteita ja -tapahtumia.

Älä toimita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, rikostuomioihin liittyviä tietoja, henkilötunnusta tai muuta tarpeetonta arkaluonteista tietoa, ellemme erikseen ja lainmukaisesti pyydä sitä. Rekrytointitiedot rajataan tehtävän ja prosessin kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kun laki yksityisyyden suojasta työelämässä soveltuu, noudatamme myös sen tarpeellisuusvaatimusta ja tietojen ensisijaista keräämistä työnhakijalta.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Sivuston tekninen toiminta, tietoturva ja välttämätön suostumusvalinnan tallennus

Tarkoitus: Sivuston toimittaminen, valintojen muistaminen, väärinkäytösten estäminen ja vikojen selvittäminen
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(f), oikeutettu etumme turvallisen ja toimivan palvelun ylläpitämiseen; päätelaitteen käyttö rajataan ehdottoman välttämättömään

Suostumukseen perustuva GA4-analytiikka

Tarkoitus: Sivuston käytön ymmärtäminen koontitasolla ja sivuston parantaminen
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(a), suostumus, sekä Suomen evästesääntelyn mukainen suostumus

Palvelua hakevan yksityishenkilön tiedustelu

Tarkoitus: Vastaaminen, tarpeesta keskusteleminen ja pyydetyn palvelun valmistelu tai toteutus
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(b), pyynnöstä tehtävät sopimusta edeltävät toimet tai sopimuksen täytäntöönpano

Työnantajan tai asiakkaan edustajan tiedustelu

Tarkoitus: Vastaaminen, liikesuhteen hoitaminen ja rekrytointipalvelun toimittaminen
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(f), meidän ja edustetun organisaation oikeutettu etu käsitellä tiedustelu ja hoitaa suhdetta

Työhakemukset

Tarkoitus: Haetun rekrytointiprosessin vastaanottaminen, arviointi ja hallinta
Ehdotettu oikeusperuste: Yleensä GDPR 6(1)(f), ehdokkaan, reQruitzin ja rekrytoivan asiakkaan oikeutettu etu tehokkaaseen ja asianmukaiseen rekrytointiin; 6(1)(b) vain, jos reQruitz itse on mahdollinen sopimusosapuoli

Suorahaulla löydetyt ja suositellut ehdokkaat

Tarkoitus: Mahdollisesti sopivien ammattilaisten tunnistaminen, yhteydenotto ja kiinnostuksen selvittäminen
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(f), dokumentoidun etujen punninnan ja oikea-aikaisen 14 artiklan ilmoituksen perusteella

Asiakasraportointi ja ehdokkaan tietojen jakaminen

Tarkoitus: Sopivien ehdokkaiden esittely ja toimeksiannon hoitaminen
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(f), rajattuna kyseiseen rekrytoivaan asiakkaaseen ja toimeksiantoon

Talent pool, Connect ja työpaikkailmoitukset

Tarkoitus: Profiilin säilyttäminen ja erikseen pyydettyjen työmahdollisuuksien lähettäminen
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(a), yksilöity suostumus

Ehdokkaille suunnattu urakehitysviestintä

Tarkoitus: Erikseen pyydetty tieto kursseista sekä CV-, LinkedIn-profiili- tai haastattelutuesta
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(a), erillinen yksilöity suostumus; ei tällä hetkellä käytössä

Valinnainen B2B-sähköpostimarkkinointi

Tarkoitus: Rekrytointinäkemykset, käytännön ohjeet, reQruitzin palvelupäivitykset, oppaat, ladattavat materiaalit sekä tapahtuma- ja webinaarikutsut
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(a), suostumus suunnitellussa toimintamallissa; ei tällä hetkellä käytössä

Tekoälyavusteiset rekrytointitoiminnot

Tarkoitus: Ihmisen tekemän seulonnan, yhteenvetojen, ehdotusten, luonnosten, käännösten, kokousmuistiinpanojen, osaamisen poiminnan ja syrjintäriskien tarkistamisen tukeminen
Ehdotettu oikeusperuste: Sama 6 artiklan peruste kuin varsinaisessa rekrytointitoimessa; lopullista päätöstä ei tehdä yksinomaan automaattisesti

Lakisääteiset tehtävät, oikeuspyynnöt ja vaateet

Tarkoitus: Velvoitteiden hoitaminen, oikeuksien toteuttaminen sekä vaateiden laatiminen tai puolustaminen
Ehdotettu oikeusperuste: GDPR 6(1)(c), kun lakisääteinen velvoite soveltuu, ja 6(1)(f) oikeusvaateisiin ja osoitusvelvollisuuteen

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme tarpeellisuuden, kohtuulliset odotukset, tietojen arkaluonteisuuden, suojatoimet ja vaikutukset henkilöön. Voit vastustaa käsittelyä omaan erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voi aina vastustaa ilman perusteluja.

4. Asiakas- ja työnantajatiedustelut

Asiakkaiden yhteydenottolomakkeen tarkoitus on vastata tiedusteluun, keskustella rekrytointitarpeesta sekä valmistella tai toteuttaa pyydetty rekrytointipalvelu. Tiedot säilytetään 16.7.2026 tilanteen mukaan vain Webflow-palvelussa, niihin on pääsy vain omistajan vahvistamalla sisäisellä yhteyshenkilöllä, eikä niitä lähetetä automaattisesti sähköpostilla, viedä järjestelmästä tai toimiteta sovelluksen tai webhookin kautta. Tietosuojan kuittaaminen osoittaa, että käsittelystä on annettu tieto; se ei ole suostumus. Erillinen markkinointivalinta on vapaaehtoinen eikä tällä hetkellä käynnistä markkinointia tai tiedonsiirtoa.

Tuleva B2B-markkinointi ei kata ehdokasmarkkinointia, työpaikkavahteja, kolmannen osapuolen mainontaa, LinkedIn-yhteydenottoja, kylmäsähköposteja, puheluita tai tekstiviestejä. Markkinointijärjestelmää ei saa ottaa käyttöön, ennen kuin suostumuksen näyttö, double opt-in -vahvistus, peruuttaminen, estolista, säilytys ja palveluntarjoajasopimukset vastaavat julkaistua selostetta.

5. Ehdokkaiden tietojen käsittely

Hakemus käsitellään ehdokkaan valitsemaa tehtävää ja siihen liittyvää rekrytointiprosessia varten. reQruitz ja kyseisen rekrytoivan asiakkaan valtuutetut rekrytointiin osallistuvat henkilöt voivat tarkastella tietoja. Hakemusta ei automaattisesti lisätä muuhun markkinointiin.

Suorahaulla löydetyt ja suositellut henkilöt pidetään erillään hakijoista. Tallennamme tietolähteen, annamme vaaditun tietosuojailmoituksen ja tarjoamme tehokkaan vastustamismahdollisuuden. Jos henkilö ei osallistu prosessiin, sovelletaan lyhyempää suorahaun säilytysaikaa.

Talent pool- tai Connect-osallistuminen, tulevien työpaikkojen ilmoitukset ja urakehitysviestintä ovat erillisiä valintoja. Yksi suostumus ei kata muita. Teamtailorin nykyiset lupatoiminnot eivät ole käytössä, ja ne on määritettävä ennen näiden tarkoitusten tarjoamista.

6. Rekrytoivat asiakkaat ja roolit

Reqruitz Oy toimii rekisterinpitäjänä oman suorahaun, rekrytoinnin hallinnan, asiakassuhteiden, tietoturvan ja lakisääteisten velvoitteiden osalta. Rekrytoiva asiakas toimii yleensä erillisenä rekisterinpitäjänä päättäessään, miksi ja miten se arvioi ehdokkaita omaan tehtäväänsä. reQruitz toimii asiakkaan henkilötietojen käsittelijänä vain sellaisessa tarkasti määritellyssä toiminnassa, jossa sopimus ja tosiasialliset ohjeet osoittavat tämän roolin. Ennen tietojen jakamista ehdokkaalle kerrotaan rekrytoivan asiakkaan henkilöllisyys tai ryhmä ja rekrytointiyhteys. Roolijako on tarkistettava asiakassopimuksista ennen ehdottomien väitteiden julkaisemista.

7. Teamtailor ja tekoälyavusteisuus

Teamtailor tarjoaa ehdokashallintajärjestelmän ja käsittelee asiakastietoja reQruitzin lukuun tietojenkäsittelyehtojensa mukaisesti. reQruitzin tili sijaitsee Teamtailorin Eurooppa-alueella. Teamtailorin ajantasainen alikäsittelijäluettelo sisältää ETA-alueen ylläpito- ja palveluntarjoajia sekä ehdollisia palveluja, joihin voi liittyä rajoitettuja siirtoja. Suojatoimia voivat olla tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys tai komission vuoden 2021 vakiosopimuslausekkeet. Tilillä käytössä olevat valinnaiset palvelut on pidettävä ajan tasalla käsittelijärekisterissä.

Käytössä olevat Teamtailor Co-pilot -ominaisuudet voivat tukea ihmistä seulonnassa, ehdokassuosituksissa, CV-yhteenvedoissa ja aikajanoissa, kokoushavainnoissa, luonnoksissa ja käännöksissä, CV-osaamisen poiminnassa sekä syrjinnän tunnistamisessa. Tulokset voivat olla puutteellisia tai virheellisiä, ja ne edellyttävät ihmisen tarkistusta. Asiakas- tai ehdokaspäätöksiä ei tehdä yksinomaan automaattisesti tai tekoälyn avulla, vaan lopullisen rekrytointipäätöksen tekee ihminen. Jos tämä toimintatapa muuttuu, seloste ja tarvittava vaikutustenarviointi päivitetään ennen muutoksen käyttöönottoa.

8. Vastaanottajat, käsittelijät ja siirrot

Tietoja voidaan antaa tarpeellisessa laajuudessa valtuutetuille reQruitzin henkilöille; kyseiselle rekrytoivalle asiakkaalle ja sen valtuutetuille rekrytointiin osallistuville henkilöille; Teamtailorille ehdokashallintaa varten; Webflow'lle sivuston ylläpitoa ja lomaketallennusta varten; Google Analyticsille analytiikkasuostumuksen jälkeen; Webflow'n jakelu- ja tietoturvapalveluille, mukaan lukien soveltuva Cloudflare-teknologia; neuvonantajille, viranomaisille tai tuomioistuimille lain edellyttäessä; sekä tuleville hyväksytyille viestintä- tai CRM-palveluille vasta käyttöönoton, sopimusten ja selostepäivityksen jälkeen.

Palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja Suomen tai ETA:n ulkopuolella. Rajoitettua siirtoa varten edellytämme soveltuvaa siirtoperustetta ja arvioimme palveluntarjoajan sekä suojatoimet. Näitä voivat olla tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys tai vakiosopimuslausekkeet ja tarvittavat lisäsuojat. Palveluntarjoajien sijainnit ja valinnaiset alikäsittelijät voivat muuttua, joten ylläpidetty käsittelijärekisteri ja linkitetyt viralliset luettelot ovat toiminnan ajantasainen lähde.

9. Säilytys ja poistaminen

Säilytämme tiedot vain niin kauan kuin ilmoitettu tarkoitus edellyttää. Sen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan peruuttamattomasti, ellei lakisääteinen säilytysvelvoite tai oikeudellinen säilytysmääräys edellytä muuta.

Asiakkuuteen johtamaton yhteydenotto

Toiminnallinen säilytyssääntö: 12 kuukautta viimeisestä merkityksellisestä yhteydenpidosta

Aktiivisen asiakkaan operatiivinen aineisto

Toiminnallinen säilytyssääntö: Kuusi vuotta toimeksiannon tai asiakassuhteen päättymisestä, rajattuna vastuullisuuden tai vaateiden kannalta tarpeelliseen aineistoon

Kirjanpitoaineisto

Toiminnallinen säilytyssääntö: Kuusi vuotta tositteille ja liiketapahtumia koskevalle kirjeenvaihdolle sekä kymmenen vuotta tilinpäätökselle, kirjanpidoille ja muille kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n aineistoille

Webflow-lomakkeen alkuperäinen tallenne tulevan varmennetun siirron jälkeen

Toiminnallinen säilytyssääntö: Poistetaan 30 päivän kuluessa onnistuneesta ja todennettavasta siirrosta

Työhakemus

Toiminnallinen säilytyssääntö: 24 kuukautta rekrytoinnin päättymisestä tai viimeisestä merkityksellisestä rekrytointitoimesta

Suorahaulla löydetty tai suositeltu henkilö, joka ei osallistu prosessiin

Toiminnallinen säilytyssääntö: Kuusi kuukautta ensimmäisestä ilmoituksesta tai yhteydenotosta

Talent pool- tai Connect-profiili

Toiminnallinen säilytyssääntö: 24 kuukautta suostumuksesta tai viimeisestä merkityksellisestä toiminnasta; uusitaan ennen määräajan päättymistä tai poistetaan 30 päivän kuluessa

Työpaikkavahdit

Toiminnallinen säilytyssääntö: Peruuttamiseen saakka tai 24 kuukauden käyttämättömyyden ajan, minkä jälkeen valinta vahvistetaan tai tiedot poistetaan

Ehdokkaiden urakehitysviestinnän suostumus

Toiminnallinen säilytyssääntö: Peruuttamiseen saakka tai 24 kuukauden käyttämättömyyden ajan, minkä jälkeen valinta vahvistetaan tai tiedot poistetaan

B2B-markkinointisuostumus

Toiminnallinen säilytyssääntö: Peruuttamiseen saakka tai 24 kuukauden käyttämättömyyden ajan, minkä jälkeen valinta vahvistetaan tai markkinointi lopetetaan

Suostumuksen näyttö

Toiminnallinen säilytyssääntö: Kolme vuotta suostumuksen peruuttamisesta, päättymisestä tai viimeisestä käytöstä

Vähimmäistiedot sisältävä estolista

Toiminnallinen säilytyssääntö: Kuusi vuotta vuosittaisella tarpeellisuusarvioinnilla tai uuteen pätevään suostumukseen asti, vain kielletyn yhteydenoton estämiseksi

Rekisteröidyn oikeuspyynnön asiakirjat

Toiminnallinen säilytyssääntö: Kolme vuotta asian sulkemisesta

GA4:n käyttäjä- ja tapahtumatiedot

Toiminnallinen säilytyssääntö: 14 kuukautta; asetus on määritettävä ja varmennettava analytiikkaomaisuudessa

Tekninen välitysjonon sisältö

Toiminnallinen säilytyssääntö: Enintään 30 päivää

Toiminta- ja toimituslokit

Toiminnallinen säilytyssääntö: 90 päivää, ellei yksilöity tietoturvatapaus tai oikeudellinen säilytysmääräys edellytä pidempää aikaa

Salatut kiertävät varmuuskopiot

Toiminnallinen säilytyssääntö: 90 päivää, poistuminen normaalissa kiertojaksossa

Nämä ovat suunnitellun järjestelmän suositellut toiminnalliset oletusarvot. Järjestelmä on määritettävä ennen kuin sääntöä kuvataan aktiiviseksi, jos nykyinen kokoonpano ei toteuta sitä.

10. Tietoturva

Käytämme käsittelyn laajuuteen nähden asianmukaisia pääsynrajauksia, henkilökohtaisia tunnuksia, vähimpiä käyttöoikeuksia, tunnistautumista, salattua tiedonsiirtoa, käsittelijäsopimuksia, säilytyksen hallintaa, tarvittavia varmuuskopioita ja poikkeamien käsittelyä. Vain nykyisellä valtuutetulla sisäisellä yhteyshenkilöllä on pääsy Webflow'n asiakasyhteydenottoihin. Internet-palvelun täydellistä turvallisuutta ei voida taata, ja suojatoimet tarkistetaan järjestelmien tai riskien muuttuessa.

11. Oikeutesi

Tilanteesta riippuen sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin ja jäljennös niistä, oikaista tai poistaa tiedot, rajoittaa käsittelyä, saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat automaattisesti käsitellyt tiedot siirrettyä sekä saada tietoa vastaanottajista. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä omaan erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja suoramarkkinointia milloin tahansa. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa ilman, että peruuttaminen vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä pyyntö osoitteeseen Kasper.Kullberg@reqruitz.com. Voimme pyytää henkilöllisyyden varmistamiseen tarvittavia tietoja. Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa, jollei laissa sallittu lisäaika sovellu. Voit tehdä kantelun Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Suosittelemme ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme käsitellä asian.

12. Lapset ja alaikäiset

Sivustoa ja asiakaspalveluja ei ole suunnattu lapsille. Rekrytointi voi poikkeuksellisesti koskea alaikäistä, joka voi lain mukaan hakea tehtävää. Tällöin annamme ikätasoista tietoa, keräämme vain tarpeellisia tietoja ja noudatamme iän ja tilanteen edellyttämiä suostumus-, huoltaja- ja työoikeudellisia vaatimuksia. Valinnaista markkinointi- tai urakehitysviestintää ei tule tarjota lapsille ilman erikseen varmennettua lainmukaista mallia.

13. Evästeet ja vastaavat teknologiat

Erillisessä evästekäytännössä kuvataan reqruitz.com-sivustolla varmennetut teknologiat, säilytysajat ja suostumusasetukset. Analytiikka estetään ennen suostumusta. Teamtailor-urasivuston evästeisiin sovelletaan Teamtailorin erillistä evästekäytäntöä.

14. Muutokset

Voimme päivittää selostetta, kun käsittely, järjestelmät, palveluntarjoajat tai lainsäädäntö muuttuvat. Versio, voimaantulopäivä ja olennaiset muutokset ilmoitetaan tässä. Uutta tai olennaisesti erilaista tarkoitusta ei oteta käyttöön vain selostetta muuttamalla, vaan oikeusperuste, järjestelmäasetukset ja tarvittava valinta varmistetaan ensin.

Keskeiset lähteet

Lähteet tarkistettu 16.7.2026: EU:n yleinen tietosuoja-asetus, tietosuojalaki, laki yksityisyyden suojasta työelämässä, laki sähköisen viestinnän palveluista, kirjanpitolaki, Tietosuojavaltuutetun toimisto, Traficomin evästeohje, Teamtailorin tietosuoja-asetukset, Teamtailorin Eurooppa-alueen alikäsittelijät ja Teamtailor Co-pilotin tietosuoja.

‍