Kuvitteellinen tekoälykuvitus
Miten ehdokas arvioi tehtävää, kun työnantajan nimi on vielä salassa? Sovi, mitä kerrotaan ennen salassapitosopimusta ja miten haku jatkuu allekirjoituksen jälkeen.
Työnantajan nimi kerrotaan sovitussa vaiheessa
Luottamuksellisessa rekrytoinnissa työnantajan nimi voidaan pitää salassa siihen asti, kun ehdokas on allekirjoittanut salassapitosopimuksen eli NDA:n. Ehdokkaan pitää silti saada riittävä kuva tehtävästä voidakseen päättää, haluaako hän jatkaa keskustelua.
Ehdokkaan pitää ymmärtää jo ennen sopimusta, millaisesta tehtävästä häntä lähestytään, miksi työnantajan nimeä ei vielä kerrota ja mitä allekirjoituksen jälkeen tapahtuu. Työnantajan taas on sovittava rekrytointikumppanin kanssa, mitä kussakin vaiheessa saa jakaa ja kuka vastaa tietojen kertomisesta.
Määrittele, mitä haussa suojataan
Haku voi liittyä esimerkiksi vielä julkistamattomaan toimintoon tai tehtävään, jonka täyttämisestä ei voida viestiä avoimesti. Työnantajan kannattaa määritellä luottamuksellisuuden syy ja rajat ennen ensimmäistä yhteydenottoa.
Sopikaa, ketkä organisaatiossa ja rekrytointikumppanin tiimissä tietävät hausta, millainen tehtäväkuvaus ehdokkaille annetaan ja mitkä tiedot avataan vasta NDA:n jälkeen. Samalla on ratkaistava, kuinka tarkasti toimiala, sijainti ja roolin vastuut voidaan kuvata ilman, että ne yhdessä paljastavat yrityksen.
Käykää läpi ehdokkaalle lähetettävät materiaalit ja viestit yhdessä rekrytointikumppanin kanssa, jotta kaikki käyttävät samaa tehtäväkuvausta ja tietävät, mitä saavat kertoa.
Kerro tehtävästä riittävästi ennen NDA:ta
Ensimmäisen keskustelun tarkoitus on selvittää, onko mahdollisuutta mielekästä tutkia tarkemmin. Rekrytoijan on esiteltävä itsensä ja kerrottava, että kyse on työnantajan toimeksiannosta, vaikka yrityksen nimi on vielä salassa.
Valmistelkaa kuvaus työn tavoitteista, vastuun laajuudesta, tarvittavasta osaamisesta ja työskentelyn käytännöistä. Kertokaa myös alustavasta palkkatasosta tai siitä, milloin se voidaan täsmentää. Jos esimerkiksi työskentelypaikka tai matkustaminen rajaa tehtävän ehdokkaan kannalta pois, asia kannattaa selvittää ennen sopimusvaihetta.
Ehdokas voi pyytää lisätietoja ennen kuin päättää jatkaa. Myös mahdollisista sidonnaisuuksista tai kilpailevista tehtävistä voi keskustella yleisellä tasolla. Jos niiden arviointi edellyttää työnantajan nimeä, sopikaa, miten asia selvitetään nimen kertomisen yhteydessä.
Ehdokkaalle voi lähettää ennen keskustelua oppaamme siitä, mitä selvittää headhunterin yhteydenotosta.
Tee salassapitosopimuksen vaiheesta selkeä
Kun alustava kiinnostus on molemminpuolista, rekrytoija kertoo seuraavan vaiheen: ehdokas tutustuu salassapitosopimukseen, ja työnantajan nimi kerrotaan allekirjoituksen jälkeen sovitulla tavalla. Ehdokkaalle kannattaa antaa aikaa lukea sopimus ja esittää kysymyksiä ennen allekirjoittamista.
Sopikaa etukäteen, kuka toimittaa sopimuksen, kuka varmistaa allekirjoituksen ja kuka saa jakaa työnantajan nimen sekä tarkemmat tiedot.
Käykää läpi, mitä tietoja sopimus koskee, mihin tarkoitukseen niitä annetaan ja miten pitkään sovitut velvoitteet jatkuvat. Käyttäkää kyseiseen hakuun tarkistettua sopimusta.
Kerro työnantajasta ja tehtävän taustasta NDA:n jälkeen
Sovitun NDA-vaiheen jälkeen ehdokkaan on saatava tietää, mistä yrityksestä on kyse ja millaista kokonaisuutta hänelle tarjotaan. Varatkaa keskustelu työnantajasta, tehtävän taustasta, tavoitteista, toimivallasta ja yhteistyöstä.
Tässä vaiheessa ehdokas voi verrata mahdollisuutta omaan tilanteeseensa aiempaa tarkemmin. Hän voi esimerkiksi arvioida sidonnaisuuksiaan, yrityksen toimintaa ja sitä, vastaako tehtävä alustavaa kuvausta. Sopikaa seuraavista haastatteluista vasta, kun hänellä on riittävä käsitys siitä, mitä hän on selvittämässä.
Yhteinen haastattelurunko auttaa jatkamaan keskustelua tehtävän vaatimuksista. Luottamuksellisuus ei muuta tarvetta kuvata työn vaikeita puolia tai työnantajan odotuksia. Niistä pitää voida keskustella ennen kuin kumpikaan osapuoli tekee päätöksiä.
Sovi myös ehdokkaan tietojen käsittelystä ja haun päättymisestä
Sopikaa ehdokkaan kanssa erikseen, mitä tietoja hänestä esitellään työnantajalle, keille niitä annetaan ja milloin. Käykää läpi myös yhteydenpitokanavat ja mahdollisten suosittelijoiden kontaktointi.
Jos ehdokas ei jatka nimen ja tarkempien tietojen saamisen jälkeen, kertokaa selvästi, että hänen osaltaan prosessi päättyy. Selvittäkää samalla, mitä sovittu salassapito tarkoittaa jatkossa. Myös haun valmistumisesta ja mahdollisesta julkisesta viestinnästä on hyvä sopia työnantajan kanssa.
Hyvin valmistellussa luottamuksellisessa haussa ehdokas tietää jokaisessa vaiheessa, mitä hän voi saada tietää ja mitä häneltä seuraavaksi pyydetään. Työnantajalle tämä tarkoittaa tiedon jakamisen suunnittelua jo ennen ensimmäistä yhteydenottoa.
