Fiktiv AI-illustration
Det är klokt att se AI som ett verktyg som kan hjälpa oss att göra vårt arbete bättre. När mindre tid går åt till manuella rutinuppgifter kan det bli mer tid över för kundmöten, problemlösning och lärande. Det är också en bra utgångspunkt när man på arbetsplatsen diskuterar hur AI kan påverka det egna arbetet.
Vad går arbetstiden åt till?
Börja i vardagen. Vad skriver, sammanställer eller ordnar medarbetaren vecka efter vecka? I vilket arbetsmoment skulle AI kunna minska onödiga upprepningar? Medarbetarna kan ofta själva beskriva vad som tar tid och vad som kräver arbetsro och eget omdöme.
AI kan till exempel prövas för att strukturera offentliga anvisningar eller ta fram ett första utkast. Medarbetaren bedömer vad som saknas, om innehållet stämmer och om det passar sitt syfte. Nyttan blir tydlig först när även tiden för granskning och rättelser räknas med.
Sikta på att få hela arbetsuppgiften att löpa smidigare. När verktyget passar uppgiften och man kan använda det kan det förbättra produktiviteten och frigöra tid för viktigare arbete.
Ge medarbetarna utrymme att lära sig
Att använda ny teknik kräver övning. Arbetsgivaren bör avsätta tid för lärande under arbetsdagen och komma överens om vem som kan hjälpa till. Medarbetaren behöver vägledning i hur tjänsten kan användas i de egna arbetsuppgifterna.
Medarbetaren kan också använda AI för att utveckla sin kompetens. Det går att be om en förklaring av ett obekant begrepp, ett annat sätt att angripa ett problem eller övningsfrågor om något man håller på att lära sig. Svaren behöver ändå bedömas och jämföras med tillförlitligt material. AI kan framställa felaktiga uppgifter på ett övertygande sätt.
Att lära sig beskriva en uppgift tydligt och upptäcka när en föreslagen lösning inte fungerar stärker också kompetensen. Dela både användbara arbetssätt och situationer där AI inte hjälpte. En kollegas erfarenheter kan ge idéer för det egna arbetet och tips om vad man bör undvika.
Prata också om framtiden för det egna arbetet
”Kommer AI att ta mitt jobb?” är ett ämne som är bra att prata om på arbetsplatsen. Medarbetaren kan oroa sig för om den egna kompetensen räcker till, om uppgifterna förändras eller om det nya verktyget ökar arbetsmängden. Försök i samtalet ta reda på vad i det egna arbetet som oroar medarbetaren och vilket stöd som behövs.
Chefen kan tillsammans med medarbetarna gå igenom vilka uppgifter man tänker använda AI till och varför. Skilj på förändringar som redan är beslutade och planer som fortfarande övervägs. Samtalet kan också handla om vad medarbetaren vill lära sig och vad tiden skulle användas till om det repetitiva manuella arbetet minskade. Genom de här frågorna blir AI:s påverkan på arbetet lättare att förstå än om man diskuterar hela arbetslivets framtid på en gång.
Arbetshälsoinstitutets material om AI betonar personalens delaktighet, kompetens och uppföljning av införandets effekter. I praktiken behöver arbetsgivaren lyssna på medarbetarnas erfarenheter också när ett nytt arbetssätt ökar belastningen. Att en uppgift går snabbare säger ännu inget om hur hela rollen eller personalbehovet förändras.
Kom överens om användningen och bedöm nyttan tillsammans
På arbetsplatsen behövs en tydlig uppfattning om vilka verktyg som får användas, vilken information som får matas in och vem som granskar resultatet. Börja med en uppgift som medarbetaren känner till och kan bedöma kvaliteten på. Då blir det lättare att lära sig använda verktyget i det egna arbetet.
Återkom till erfarenheterna när verktyget har använts ett tag. Blev arbetet lättare? Fanns det mer tid för annat? Vad behövde rättas, och vad lärde sig medarbetaren? Om nyttan uteblev går det att ändra arbetssättet eller avstå från verktyget i just den uppgiften.
Beskriv kompetensbehovet genom konkreta arbetsuppgifter
När uppgifterna förändras kan också kompetensbehoven förändras. Enbart ”AI-kompetens” säger inte särskilt mycket. Beskriv hellre vilket material medarbetaren ska kunna hantera, hur resultaten ska bedömas och var den egna sakkunskapen behövs. Det ger underlag för personalutveckling och planeringen av rekryteringen.
En bra början är att hjälpa varje medarbetare att hitta något i det egna arbetet där ny teknik kan vara till nytta. Genom övning och samtal om erfarenheterna går det att hitta sätt att minska rutinarbetet, utveckla kompetensen och fokusera på uppgifter där människans insats behövs.
